Angajam asistent manager - secretariat

Asociația Institutul de Cercetare și Studiul Conștiinței Cuantice – Gamma Institute din Iași este în căutarea persoanei potrivite pentru postul de Asistent manager – Secretariat.

Descrierea jobului:
- Planificarea, organizarea și adminstrarea agendei de lucru a managerului și asistarea acestuia în activitatea sa zilnică;
- Gestionarea mesajelor și a corespondenței;
- Redactarea și tehnoredactarea documentelor interne și/sau oficiale, organizarea, clasarea și arhivarea documentelor necesare pentru întocmirea rapoartelor și situațiilor solicitate;
- Menținerea unui flux comunicațional continuu și eficient între echipele departamentelor organizației și clienții/ cursanții/ beneficiarii organizației și între departamentele acesteia.

Responsabilități:
- Managementul documentelor companiei (sortarea și expedierea corespondenței, arhivarea documentelor organizației în format fizic și electronic, managementul contractelor încheiate de organizație, copierea și multiplicarea acestora, securizarea și gestionarea informațiilor cu caracter confidențial, eliberarea documentelor oficiale din cadrul departamentului de educație: diplome, adeverințe. cataloage etc);
- Administrarea apelurilor și a emailurilor din cadrul organizației, în cele trei departamente ale acesteia: departamentul de educație (confirmarea prezenței la cursuri, oferirea de informații și înscrierea cursanților, gestionarea grupurilor de discuție), departamentul de sănătate (programarea clienților, distribuirea lor între colaboratorii clinicii, gestionarea disponibilității cabinetelor de psihologie) și departamentul de proiecte (redirecționarea emailurilor de la partenerii naționali și internaționali către membrii echipelor de proiect);
- Coordonarea activităților de protocol (primirea și îndrumarea clienților, cursanților, partenerilor, administrarea bugetelor evenimentele de protocol organizate);
- Coordonarea activităților de deplasare a personalului organizației (rezervări, documentație necesară, procurare bilete);
- Evidența obiectelor de inventar și a mijloacelor fixe, precum și gestionarea resurselor materiale ale organizației – consumabile, birotică, protocol);
- Colaborarea cu responsabilii PSI și protecția muncii;
- Coordonarea activității de evidență a personalului (condici de prezență, ordine de deplasare, cereri de concediu, etc);
- Gestionarea și urmărirea soluționării reclamațiilor primite sau a cerințelor clienților/ cursanților/ partenerilor;
- Oferirea suportului administrativ pentru echipa managerială când situația o cere
- La solicirea managerului, întocmește diverse studii de piață sau se ocupă de colectarea de informații despre diverse subiecte de intereres

Etapele procesului de recrutare:
1. Primirea candidaturilor: 19.02.2019 – 03.03.2019
2. Analiza candidaturilor și programarea la probele de concurs: 04.03.2019 – 08.03.2019
3. Interviuri și proba practică: 11.03.2019 – 15.03.2019

Pentru a aplica, trimiteți un email cu CV și Scrisoare de intenție pe adresa de email contact@gammainstitute.ro până la data de 03.03.2019.

Cine suntem noi?
Gamma Institute este un institut de psihologie din Iași, cu trei departamente – departamentul de educație (Școala Sistemică de Formare – cursuri pentru profesioniștii în domeniul psihoterapiei), departamentul de sănătate (clinica de psihologie Gamma Clinic Psychology) și departamentul de proiecte (Gamma Projects&Research), care are drept scop promovarea și furnizarea de servicii psihologice de top, cursuri de formare continuă pentru specialiști și dezvoltarea de instrumente de lucru inovative în domeniul psihologiei și psihoterapiei. Pentru a afla mai multe despre noi, vă invităm să accesați paginile noastre:
www.gammainstitute.ro
www.gamma-conference.com
www.gammaclinic-psychology.ro
www.scoalasistemica.ro

Cerințe:

Caracteristicile persoanei pe care o căutăm:
- Studii în domeniul secretariat-birotică
- Experiență de minim 2 ani pe un post cu atribuții similare
- Cunoștințe avansate de operare PC: pachetul MS Office (Word, Excel, Publisher, PowerPoint), Internet și folosirea avansată a rețelelor de socializare (Facebook, Linkedin, Instagram)
- Cunoștințe minime de contabilitate primară – facturare, pregătire documente pentru departamentul financiar-contabil
- Cunoștințe corespondență de afaceri
- Bune abilități de comunicare, capacitate de organizare pe priorități și planificare
- Orientarea spre îndeplinirea task-urilor, proactivitatea și inițiativa sunt esențiale pentru acest post
- Sociabilitate, abilități de relaționare cu publicul, abilități de lucru în echipă
- Atenție la detalii și multitasking